Besuch aus dem Ausland – Welche Vorbereitungen sind nötig?

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7. September 2017 um 08:52 Uhr

Gast Deutschland - Incoming VersicherungAutor Ralf MüllerBesucher aus EU-Ländern können in Deutschland ganz einfach beherbergt werden. Anders wird es mitunter, wenn die Gäste aus anderen Staaten der Welt kommen. Viele Deutsche wissen nicht, dass dafür je nach Herkunftsstaat gewisse Bedingungen erfüllt werden müssen.

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Fristen und Formalien bei der Besuchsplanung beachten

Kommen die Besucher aus einem visumspflichtigen Land und weilen bis zu 90 Tagen in der Bundesrepublik Deutschland, muss der Gastgeber eine Verpflichtungserklärung abgeben. Diese benötigen die potentiellen Gäste. Das Schriftstück dient bei der entsprechenden deutschen Auslandsvertretung zur Beantragung des Visums. Es beinhaltet die Erklärung des Gastgebers, alle Kosten für den Aufenthalt der ausländischen Besucher zu übernehmen.

Natürlich sind dabei Fristen einzuhalten, damit die Reise nicht wegen der Formalien verschoben werden muss. In der Regel wird die Verpflichtungserklärung bis zu einem halben Jahr vor der geplanten Einreise des Gastes abgegeben. Für die Entgegennahme sind die Bürgerämter oder Meldebehörden der deutschen Kommunen zuständig. Der Sachbearbeiter füllt das Verpflichtungsdokument direkt mit dem Erklärenden aus, die persönliche Unterschrift des Gastgebers ist grundsätzlich nötig.

Incoming Versicherungen helfen im Notfall

Zwischenfälle, die keiner wünscht, kann es immer geben. Au-pairs, Studenten oder private Gäste bekommen deshalb mit Incoming Versicherungen einen Basisschutz. Der Abschluss einer solchen Versicherung stellt ein gutes Stück Gastfreundschaft dar, wenn der Gastgeber die Kosten übernimmt.

Die meisten Versicherer bieten im Incoming Service die nachfolgenden Absicherungen an:

  • Kostenübernahme für Krankenrücktransport, medizinische Behandlungen und Hilfsmittel
  • Haftpflichtschutz für Sach- und Personenschäden
  • Unfallschutz, Absicherung bei Invalidität und Tod
  • ganztägiger Notruf mit einem internationalen Ärzteteam

Der Incoming Komplettschutz sichert die ausländischen Gäste in Deutschland ab. Sie kann vom Gastgeber oder vom Gast gezahlt werden. Dabei sind die Angebote der deutschen Versicherer ziemlich unterschiedlich. Bei einem Dienstleister wird das ganze Jahr abgesichert, bei dem anderen lediglich die jeweilige Reise. Es kann zwischen Tarifen mit und ohne Selbstbeteiligung gewählt werden. Tarife mit Eigenanteil fallen günstiger aus. Bei den meisten Versicherungen muss der Abschluss des Komplettschutzes spätestens am Einreisetag in das Gastland erfolgen. Der Versicherungsschutz beginnt in der Regel am Tag der Einreise. In den Incoming Versicherungen sind z.B. je nach Anbieter Krankenhauskosten, Rückholung von Kindern, Reiseunfallversicherung, Haftpflichtversicherung usw. enthalten.

Damit sich der Gast wohlfühlt

Sind die vielen Behördengänge erledigt, geht es an das, was einen Besuch eigentlich ausmacht. Der Gastgeber plant den Aufenthalt für seine Besucher. Dieser prägt den Eindruck vom Gastland und den Ruf Deutschlands in der Welt. Hier sollten möglichst viele positive Eindrücke vermittelt werden. Das fängt beim Essen an, geht über die Geselligkeit und den Umgang miteinander. Der Besuch sollte auf jeden Fall im Vorfeld nach seinen Wünschen gefragt werden. Während des Aufenthalts hält der Gastgeber die modernen Kommunikationswege für seinen Besuch offen. Telefon und Internet verkleinern das Heimweh gerade bei Aufenthalten jüngerer Personen.

Zwischen Formalien und menschlichen Gesten

Kommt ein ausländischer Gast, sollte sich um die Verpflichtungserklärung gekümmert werden und meist werden einige Behördengänge nötig. Das ahnen viele Deutsche nicht, weil z.B. bei Reisen innerhalb der EU kaum noch Formalien anfallen. Der Abschluss wichtiger Versicherungen für den Gast erspart böse Überraschungen. Deutsche Versicherer halten diverse Angebote vor. Nach Klärung dieser grundsätzlichen Angelegenheiten kann es an die Gestaltung des Gastaufenthalts gehen.

Titelbild: ©istock.com – g-stockstudio 

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